Isikuandmete töötlemine Raasiku vallavalitsuses

Andmekaitsespetsialist Mari Liis Laanvee, e-post mariliis.laanvee@hol.ee

Raasiku vallavalitsuse isikuandmete töötlemise eesmärgi, ulatuse ja viisi, kolmandatele isikutele, sealhulgas teisele asutusele, isikuandmete edastamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning isiku poolt enda andmetega tutvumise õigused ja kord (privaatsuspoliitika)

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Isikuandmeid kogume selleks, et täita erinevate õigus- ja haldusaktidega Raasiku vallale pandud ülesandeid. Isikuandmete töötlemisel järgime isikuandmete kaitse seaduses sätestatud põhimõtteid. Isikuandmete töötlemisel me lähtume  Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Töötleme isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest. Nende ülesannete täitmisel koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks. Käesolev privaatsuspoliitika annab kokkuvõtliku ülevaate isikuandmete töötlemise toimingutest.

Andmete töötlemine vallavalitsuses toimub eelkõige isikute enda algatusel. Isikuandmeid töödeldakse:

  1. isikute poolt esitatud avalduste täitmisel;
  2. esitatud teabenõuete, selgitus- ja märgukirjade menetlemisel;
  3. vabade ametikohtade täitmiseks korraldatavatel konkurssidel osalemisel;
  4. muudel juhtudel.

Vallavalitsuse algatusel võib isikuandmete töötlemine toimuda:

  1. seadustest tulenevate toimingute ja järelevalvetoimingute teostamisel;
  2. hangete läbiviimisel;
  3. lepingute sõlmimisel;
  4. statistiliste aruannete esitamisel.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku. Seega on erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel ja valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks vaja ka vastava isiku nõusolekut.

Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Raasiku Vallavalitsuses ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Isikuandmeid (nt nimi ja kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldamine vms) sisaldavad kõik füüsiliste isikute esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele). Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või kirja pädevale asutusele edastamiseks. Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitame saatjat.

Kiri registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kui kiri sisaldab teavet, mis võib kahjustada oluliselt isiku eraelu puutumatust (näiteks isikuga seotud probleemi kirjeldamine) või muid andmeid, millele juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestame sellele juurdepääsupiirangu. Teiselt asutuselt saabunud kirjale kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.

Füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu dokumendiregistri kaudu üldjuhul avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sh isiku initsiaalid, kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 punktide 11, 12, 13, 14, 15 või 16 alusel. Kirjade saatmine toimub elektroonselt kas e-posti teel või dokumendivahetuskeskuse kaudu. Kirja saaja soovi kohaselt saadetakse kiri postiga (vastavalt vajadusele kas lihtpostiga või tähitud postiga).

Raasiku Vallavalitsusele ja Raasiku Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid

Raasiku Vallavalitsusele ning Raasiku Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Isikuandmeid (isiku nimi, isikukood, elukoht, kontaktandmed on esitatud ühes ja samas dokumendis) ning eraelulist teavet ja eriliigilisi isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda.

Raasiku Vallavalitsuse korraldus ja Raasiku Vallavolikogu otsus on üksikakt, mis sisaldab isikuandmeid, kui korraldusega või otsusega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (nt korraldus ehitusloa andmise kohta, sotsiaaltoetuse maksmise kohta, korraldatud jäätmeveost vabastamise kohta; otsus detailplaneeringu kehtestamise kohta jmt). Korralduse või otsuse eelnõu valmistab vallavalitsuse või -volikogu istungile ette vastava valdkonna ametnik. Kui eelnõu sisaldab eriliigilisi isikuandmeid või isikuandmetena isiku nime ja isikukoodi, märgitakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirangu alus ning tähtaeg.

Kandideerimine ameti- või töökohale vallavalitsuses

Tööle kandideerimisel töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale ametikohale. Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave). Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga ning avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese kandideerimise kohta. Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame ametnikele ja isikutele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga. Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik.

Sobivuse hindamiseks kogume Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.

Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.

Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgnevalt:

  • Kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks säilitame kuni nõude aegumiseni üks aasta;
  • Paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumiseks ettepaneku tegemiseks 150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest;
  • Kandidaadi kirjalikul nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Dokumentide säilitamine

Lähtume põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik. Täpsemalt kehtestatakse dokumentide säilitamistähtaeg Raasiku valla dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Rahvusarhiiv on hinnanud vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid ning protokollid arhiiviväärtusega dokumentideks. Neid dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel. Raasiku Vallavalitsuses säilitakse alates aastast 2014 kõiki dokumente elektroonselt.
Kirjavahetust säilitame viis aastat.

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja nime, elukohaandmeid, telefoninumbrit või e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35). Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) peavad kohaliku omavalitsuse volikogu ja vallavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, õigusakti ei avalikustata (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.

Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

  1. dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
  2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
  3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärusAmetlikud Teadaanded).

Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 23 lõike 2 alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).

Õigus enda andmetega tutvuda ning nõuda ebaõigete andmete parandamist

Teil on õigus saada teavet, milliseid andmeid me Teie oleme kogunud ja kuidas me neid töötleme. Teabe saamiseks peate tõendama oma isikusamasust ning esitama selleks valla ametiasutusele eelistatult digitaalselt allkirjastatud päringu. Teie päringule vastatakse mõistliku aja jooksul (hiljemalt 30 päeva jooksul). Asutusel on võimalik vastamise tähtaega pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Valla ametiasutus teavitab teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui valla ametiasutus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.

 

Teie isikuandmete töötlemisel teie nõusoleku alusel on teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmiseks palume teha avaldus valla ametiasutusele, kellele olete andmete töötlemiseks nõusoleku andnud. Valla ametiasutus lõpetab isikuandmete töötlemise kohe, kui on nõusoleku tagasivõtmist tõendav avaldus on valla ametiasutusse jõudnud.

Teil on õigus nõuda isikuandmete kustutamist, kui teie andmeid töödeldakse teie eelneva nõusoleku alusel ning te olete nõusoleku tagasi võtnud või kui andmete säilitustähtaeg on möödunud ja neid ei pea arhiveerima.

Teil on õigus nõuda oma andmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad.

Kui valla ametiasutus kavatseb isikuandmeid edasi töödelda muudel eesmärkidel kui see, mille jaoks need esialgu koguti, edastab ta teile eelnevalt teabe töödeldavate andmete koosseisu ja edasise töötlemise eesmärkide kohta.

Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15–22.

Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peame veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Taotluse jätame rahuldamata, kui selle rahuldamine võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist, raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses või ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav avaldus vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 6070348, e-post raasiku.vald@raasiku.ee. Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kuidas reageerime isikuandmetega seotud rikkumistele?

Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta ette vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Kelle poole pöörduda probleemide korral?

Isikuandmete töötlemise õiguspärasuse eest vastutab ning teavet andmekaitsetingimuste ja andmetöötlusprotsessi kohta annab valla ametiasutus, kes teie isikuandmeid töötleb. Raasiku vallavalitsuse toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister, Pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik "Kodanikule") kaudu.